Assistance Administrative et Ordonnancement (H/F)

QUI SOMMES-NOUS ?
Conception Gaz et Fluides (CGF) est une entreprise spécialisée dans les interventions sur réseaux de gaz, ainsi que dans la réalisation de projets de construction industrielle. Nous intervenons sur des chantiers exigeants, avec des équipes de terrain engagées et un environnement de travail à taille humaine.

Ce poste n’est pas un poste administratif classique
– La mission principale est la gestion du planning de 4 techniciens avec des objectifs RDV/jour/technicien
– Plusieurs dossiers de prise de RDV sont gérés simultanément, avec des interlocuteurs très variés
– La logique de priorisation est essentielle : un interlocuteur grand compte identifié = traiter tous ses sites avant de passer au suivant
– La cadence est soutenue – le sens des priorités et le dynamisme sont des critères éliminatoires

LE POSTE
En tant que pivot entre le terrain et la direction, vous assurez la coordination opérationnelle du planning des techniciens et le suivi administratif complet des marchés, de la contractualisation à la clôture. Vous êtes l’interlocutrice privilégiée des chargés d’affaires, des techniciens et des partenaires extérieurs.

VOS MISSIONS
1. Planification & prise de rendez-vous – Mission prioritaire N°1
C’est la mission la plus chronophage et la plus critique du poste.
– Contacter les clients (particuliers, syndics, gestionnaires, grands comptes) pour planifier les interventions
– Gérer simultanément les agendas de 4 techniciens – objectif de RDV/jour/technicien
– Prioriser intelligemment : dès qu’un interlocuteur grand compte est identifié, consolider tous ses sites avant de passer au suivant
– Optimiser les tournées géographiquement pour limiter les déplacements
– Gérer les annulations, reports et reprogrammations en temps réel
– Mettre à jour le planning en continu et communiquer aux techniciens

2. Suivi administratif des marchés
– Constitution et mise à jour des dossiers chantiers (pièces contractuelles, avancements)
– Suivi des statuts : étude / validation / travaux / clôture / facturation
– Mise à jour des tableaux de bord Excel/ERP – rigueur exigée
– Alerte direction en cas de retard, pièce manquante ou anomalie
– Transmission des éléments nécessaires à la facturation

3. Interface terrain & chargés d’affaires
– Relais administratif quotidien entre techniciens, chargés d’affaires et direction
– Classement et archivage numérique des dossiers
– Coordination avec les sous-traitants et partenaires

4. Gestion du stock / magasin
– Suivi des niveaux de stock matériel et commandes de réapprovisionnement
– Réception, vérification et expédition des colis

PROFIL RECHERCHÉ
Savoir-faire
– Aisance téléphonique confirmée – vous n’avez pas peur de décrocher et de relancer
– Gestion simultanée de plusieurs dossiers et priorités
– Utilisation des outils numériques : PC, mail, planning, tablette, logiciel métier
– Permis B obligatoire

Qualités attendues
– Dynamisme et proactivité – vous agissez sans attendre les instructions
– Bon sens opérationnel : savoir prioriser et adapter sa stratégie en temps réel
– Rigueur et organisation dans le suivi documentaire
– Communication fluide avec les techniciens et les interlocuteurs externes
– Résistance au stress et capacité à gérer les urgences

Les profils suivants ne correspondent pas à ce poste
– Profil purement administratif sans expérience de gestion de planning ou de relation client téléphonique intensive
– Candidat(e) peu à l’aise avec Excel ou les outils numériques
– Profil cherchant un poste calme et routinier – la cadence et la polyvalence sont au cœur du quotidien

POURQUOI REJOINDRE CGF ?
– Entreprise à taille humaine, décisions rapides, ambiance de travail directe
– Évolution possible en fonction des compétences démontrées
– Nombreux avantages d’entreprise (Mutuelle, plan d’épargne, prime)